Quem trabalha com prestação de serviços sabe quanto é difícil corresponder às expectativas dos clientes. Por outro lado, quem contrata serviços sabe quanto é duro ter suas expectativas compreendidas e atendidas. Se falarmos em expectativas, adentramos a esfera das relações humanas. Quando o assunto são projetos na área de Tecnologia da Informação (TI), a questão do relacionamento é mais delicada que na maioria dos serviços: os investimentos são altos, os contratantes desconhecem as nuances técnicas do trabalho e os usuários dos serviços são diversos e diversificados. Tudo isso somado e mal gerido pode levar um projeto ao fracasso.
A fim de estudar esse ambiente, a Dynamic Markets e a Tata Consultancy Services realizaram uma pesquisa com 800 executivos de oito países: Estados Unidos, Reino Unido, França, Alemanha, Índia, Japão, Singapura e Suécia. O levantamento mostrou que um em cada três projetos de TI não atinge as expectativas dos contratantes. Além disso, o estudo aponta que 43% dos gestores de TI dizem que os demais gestores de suas organizações vêem os problemas nos projetos como um mal necessário.
Gerando e gerindo expectativas – Muitas expectativas são germinadas nos clientes por meio de ações de marketing e de vendas. Se o cliente perceber uma lacuna negativa entre as promessas de vendas e o que lhe é entregue, a frustração virá. Ana Carla Ferreira, uma brasileira que atua na Espanha como analista de suporte da empresa SSA Global España y Portugal, afirma que tal situação não é incomum. Acrescenta, porém, outro fator gerador de expectativas: a comparação com um sistema que já exista na empresa. “Os contratantes esperam que o novo sistema seja bem melhor do que o atual, mas nem sempre isso ocorre. Para evitar tal frustração, a análise cuidadosa de ambos os produtos deve ser feita. Sobre o sistema proposto, pode-se pedir referências dos clientes que o contratam”, explica Ana Carla.
Para evitar frustrações, é recomendável que se registre o que é combinado durante a venda. À parte do que é a praxe de qualquer contrato –objeto, preço e prazo, especialistas recomendam que seja elaborado um Acordo de Nível de Serviço (ANS ou Service Level Agreement –SLA), que contemple as expectativas do cliente e do prestador de serviços, bem como meios de medir o serviço que é entregue.
Combinar é preciso. Planejar também – Oswaldo Alves, sócio responsável pela FREGEL Corretora de Seguros, tem larga experiência em contratação de projetos. Para ele, o principal no desenvolvimento de um projeto de TI é a definição correta do que se espera ao final dele. Ele conta que já se sentiu frustrado com projetos do qual fez parte, quando ainda era executivo: “Quando eu trabalhava para uma multinacional, tive oportunidade de acompanhar um projeto, voltado a controlar vendas, que nunca terminou, porque surgiam infindáveis necessidades durante o seu desenvolvimento”. Para Alves, planejamento adequado e simulações do sistema são cruciais ao sucesso da empreitada.
Ao comparar o ambiente espanhol com o brasileiro, Ana Carla considera que o comportamento dos clientes e dos fornecedores é muito similar. A especialista considera que a falta de planejamento, principalmente em relação ao prazo de entrega, é freqüente. A pesquisa realizada pela Dynamic Markets e pela Tata Consultancy Services confirma a constatação de Ana Carla: 62% dos entrevistados apontaram a entrega fora do prazo como um problema que enfrentam com a área de TI. Além disso, 49% citaram problemas no orçamento, 47% citaram a manutenção e os custos acima da expectativa e 25% disseram que os usuários relutam em adotar os novos sistemas.
Vendendo o projeto em todos os níveis – A respeito dessa relutância, um dos motivos apontados por Ana Carla é a falta de participação dos usuários no planejamento do projeto: “Deveria ser feito um trabalho de incentivo, no qual os futuros usuários fossem ouvidos e se sentissem parte do projeto”. Ela também aponta que o treinamento precário dado aos usuários, que começam a utilizar os sistemas sem saber o que estão fazendo, leva à desmotivação. Gera, também, uma alta demanda sobre o pessoal de suporte, onerando e desgastando contratante e contratado.
Alves tem um conselho que pode ser útil para estimular a aceitação dos novos sistemas, além de contribuir para o bom relacionamento: “Recomendo que não se inicie um projeto de TI sem que seja designado um usuário muito experiente, para ficar disponível em tempo integral para atender e acompanhar o profissional de desenvolvimento”.
Abrangência do ANS - O ANS deve prever quando o serviço estará disponível para os clientes; que volume de serviços será oferecido; os procedimentos de acompanhamento e controle; limitações do projeto; a forma de comunicação de problemas ou sugestões e as revisões periódicas. Durante a fase pós-venda, as referências constantes no ANS facilitarão ao prestador do serviço acompanhar as expectativas do cliente e lidar com elas, na hipótese de haver discrepâncias entre o combinado e o esperado. O ANS pode ser utilizado, inclusive, se os fornecedores do serviço são internos, isto é, se há um departamento de TI na própria empresa.
Se o tema é pós-venda, contudo, fala-se em atendimento ao cliente. Nesse ponto, o perfil mais técnico e racional dos profissionais de tecnologia tende a revelar alguns déficits. Nada que não possa ser contornado com bons treinamentos e bons exemplos por parte dos seus líderes. Afinal de contas, o cliente quase sempre tem razão. E, quando não tem, deve ser tratado com igual interesse e consideração.
28/10/2008
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